Svake sezone dobijemo isto pitanje: koliko košta sajt za rent-a-car agenciju. Iskren odgovor je da jedne cifre nema, i to nije izbjegavanje odgovora — „sajt za rent-a-car" nije jedan proizvod. Pod tim imenom naručuju se dvije potpuno različite stvari: predstavljanje agencije sa formom za upit, i rezervacioni sistem koji zna koje je vozilo slobodno, po kojoj cijeni i do kada. Razlika u obimu posla između te dvije stvari je velika, pa je i razlika u cijeni velika. Zato je korisnije objasniti šta ulazi u cijenu nego izmišljati raspon koji za vaš slučaj ionako ne bi važio.
Prvi faktor je katalog flote. Nije isto imati desetak vozila u dvije klase i imati flotu sa više klasa, više lokacija preuzimanja i sezonskim cjenovnicima koji se mijenjaju iz mjeseca u mjesec. Svaka klasa nosi svoje podatke: mjenjač, broj sjedišta, gorivo, prostor za prtljag, opremu. Svaki sezonski period nosi svoju cijenu, a najčešće i svoja pravila — najkraći period najma, povoljnija dnevna cijena za duži period, drugačija cijena van sezone. Što je cjenovnik složeniji, to više posla ide u dio sistema koji ga računa, jer cijena mora biti tačna u trenutku kada je gost vidi.
Drugi faktor je kalendar dostupnosti, i tu se najčešće krije razlika između ponuda koje na papiru izgledaju slično. Sajt može samo da prikaže flotu i primi upit — tada zaposleni provjerava u svojoj evidenciji da li je vozilo slobodno i odgovara mejlom. Ili sajt sam zna raspored: koje je vozilo zauzeto, kada se vraća, koliko vremena treba za pripremu između dva najma, koje je na servisu, a koje je na drugoj lokaciji. Druga varijanta traži znatno više razvoja, ali ona jedina uklanja dvostruke rezervacije i noćne provjere telefonom.
Sajt koji ne zna koje je vozilo slobodno nije rezervacioni sistem — to je katalog sa formom za upit.
Treći faktor je tok rezervacije, korak po korak. Gost bira datum i vrijeme preuzimanja i vraćanja, lokaciju, vozilo, pa dodatke: sjedište za dijete, dodatnog vozača, navigaciju, paket osiguranja. Svaki od tih koraka ima svoja pravila i svoju cijenu, i svaki mora raditi i kada se gost predomisli na pola puta. Poslije potvrde slijedi mejl gostu, obavještenje agenciji i podaci spremni za ugovor o najmu. Što je taj tok bogatiji, to je više logike ispod njega — a upravo taj nevidljivi dio nosi najveći dio posla.
Četvrti faktor je naplata. Neke agencije naplaćuju cio iznos unaprijed, neke samo depozit koji potvrđuje rezervaciju, a neke ne naplaćuju ništa online i sve rješavaju na preuzimanju. To nije samo poslovna odluka nego i tehnička: online naplata traži ugovor sa bankom za internet naplatu, integraciju sa gateway rješenjem i uređenu fiskalizaciju računa. Svaki od tih koraka ima svoju proceduru i svoje rokove, pa ako se naplata planira, planira se na početku projekta. O putu do prve online naplate pisali smo u posebnom tekstu.
Peti faktor je jezik. Gost koji slijeće u Tivat ili Podgoricu ne čita crnogorski, a onaj koji dolazi drumom iz regiona ne čita nužno engleski. Svaki dodatni jezik znači prevod svakog naziva klase vozila, svakog uslova najma, svake poruke o grešci i svakog automatskog mejla — i, što je važnije, održavanje svega toga kasnije, kada se uslovi promijene. Zato se broj jezika dogovara na početku, a ne dodaje na kraju: naknadno dodavanje jezika u sistem koji za to nije pripremljen skoro uvijek košta više nego da je odmah ugrađeno.
Šesti faktor je mobilno iskustvo, i ono se u rent-a-car poslu ne mjeri estetikom. Veliki dio rezervacija nastane sa telefona, često na aerodromu, na tuđoj mreži, sa jednom slobodnom rukom i koferom u drugoj. To znači da forma mora biti kratka, da izbor datuma mora raditi prstom, da se cijena mora vidjeti bez skrolovanja do dna i da se stranica mora učitati i kada veza nije idealna. Sve to je posao koji se planira unaprijed, a ne stvar sreće.
Vrijednost sistema ne mjeri se satima izrade, nego brojem ručnih koraka koje trajno ukida.
Sedmi faktor je ono što agencija dobija sa druge strane ekrana. Administracija u kojoj se dodaje vozilo, mijenja sezonska cijena, zatvara termin i vidi svaka rezervacija na jednom mjestu vrijedi tačno onoliko koliko vremena štedi. Kada cijene mijenja agencija sama, bez čekanja na izvođača, sistem prestaje da bude trošak i postaje alat. Zato dio budžeta uvijek ide u administraciju, iako je to jedini dio sajta koji gost nikada neće vidjeti.
Kako to izgleda kada je gotovo, najlakše je vidjeti na realizacijama: Good Choice Rent a Car i Driver Rent a Car koriste isti pristup, prilagođen svojoj floti i načinu rada. Više o samom sistemu i njegovim djelovima piše na stranici izrada sajta za rent-a-car agencije.
Ako vam treba cifra, najbrži put do nje nije cjenovnik nego kratak spisak: koliko vozila i klasa imate, koliko lokacija preuzimanja, da li želite online naplatu ili samo potvrdu rezervacije, koliko jezika, i da li treba prenijeti podatke sa postojećeg sajta. Sa tim spiskom ponuda se pravi za dan ili dva i ima smisla, jer se odnosi na vaš posao, a ne na prosjek. Bez njega je svaka cifra pogađanje — i obično promaši, u jednom ili drugom smjeru.